Een teamuitje aanbieden aan bedrijven, van offerte tot factuur

Een bedrijf mailt of je in december een workshop voor achttien collega’s kunt geven. Stuur dan binnen een paar dagen een offerte met één prijs voor de groep, wat erin zit, een geldigheidsdatum en een verwijzing naar je voorwaarden. Na het akkoord gaat er één factuur naar het bedrijf en de namen van de deelnemers mogen later volgen.

Wat zet je in een offerte voor een teamuitje?

Alles wat de contactpersoon nodig heeft om intern akkoord te vragen. De KVK noemt twee dingen die er altijd in horen: wat je precies levert en hoe lang de offerte geldig is. Voor een teamuitje komt daar dit bij:

• de datum en de begintijd, of een voorkeursdatum als die nog openligt;
• het aantal deelnemers waarvoor de prijs geldt en wat een extra persoon kost;
• wat in de prijs zit, zoals begeleiding, materiaal, koffie of lunch;
• het bedrag met de btw, per onderdeel als er verschillende tarieven op zitten;
• wanneer en hoe het bedrijf betaalt;
• je annuleringsvoorwaarden, of een link ernaar.

Vraag meteen naar een inkoopnummer of referentie. Grotere bedrijven betalen een factuur vaak pas als dat nummer erop staat.

Reken je per persoon of per groep?

Voor de meeste teamuitjes werkt een prijs per groep het best. Het bedrijf weet vooraf wat het kost en jij dekt je docent en je materiaal, ook als er op de dag twee collega’s ziek zijn. Met een toeslag per extra persoon vang je een groep op die groeit.

Prijsvorm	Past bij	Let op
Per persoon	een open workshop waar collega’s los aanschuiven	bij een kleine groep verdien je je docent niet terug
Per groep, met toeslag per extra persoon	de meeste teamuitjes	zet erbij tot hoeveel mensen de groepsprijs geldt
Vaste prijs op maat	een uitje met lunch, vervoer of een tweede locatie	splits onderdelen met een ander btw-tarief op aparte regels

Welk btw-tarief op een workshop of activiteit zit, lees je in btw op workshops en lessen.

Hoe lang laat je een offerte geldig?

Kies een termijn die past bij hoe snel je datums vollopen. Voor een uitje in het voorjaar kan het bedrijf twee weken krijgen. In de weken voor kerst is een week vaak genoeg, want dan willen meer bedrijven dezelfde vrijdagmiddag.

Schrijf er ook bij of de datum voor het bedrijf vastligt zolang de offerte loopt. Als je hem openhoudt voor andere gasten, zeg dat dan ook. De contactpersoon weet zo dat snel beslissen loont.

Volgens de KVK ontstaat er na het akkoord op de offerte een opdracht. Leg daarom in de offerte vast hoe het bedrijf akkoord geeft, bijvoorbeeld met een mail van de contactpersoon. Bevestig het akkoord daarna kort, met de datum, de begintijd en het aantal deelnemers.

Vraag je een bedrijf om een aanbetaling?

Dat mag. Een aanbetaling voor een dienst kent volgens de KVK geen maximum. Voor de betaaltermijn bij zakelijke klanten volg je wat in je eigen algemene voorwaarden staat.

Bij een bedrijf dat elk jaar terugkomt, is één factuur met een betaaltermijn van dertig dagen het eenvoudigst. Bij een nieuw bedrijf of een groot bedrag vraag je een deel vooraf. Bij een late afzegging staat dat deel dan al op je rekening. Meer over die keuze lees je in aanbetaling of alles vooruit.

Wat moet er op de factuur aan het bedrijf staan?

In Nederland noemt de Belastingdienst deze gegevens:

Over wie	Wat erop staat
Jij	volledige naam en adres, btw-identificatienummer, KVK-nummer als je bent ingeschreven
Het bedrijf	volledige naam en adres
De factuur	datum waarop je hem uitreikt, een factuurnummer
De dienst	wat je leverde en de omvang, de datum van levering of van de vooruitbetaling
Het bedrag	bedrag zonder btw, btw-tarief en btw-bedrag

Zet het inkoopnummer van het bedrijf erbij en stuur de factuur naar het adres dat de administratie opgeeft. Dat is vaak een ander adres dan dat van de collega die het uitje regelde.

Wat doe je als de namen pas later komen?

Bij een teamuitje kent de contactpersoon bij het akkoord vaak alleen het aantal. Vraag de namen uiterlijk een week voor het uitje, samen met wat je over elke deelnemer moet weten. Denk aan een dieetwens bij de lunch of een maat voor een wetsuit. Welke vragen daarbij horen, lees je in welke vragen je deelnemers vooraf stelt.

Met de namen op tijd binnen deel je groepen in en weet je docent of instructeur wie hij voor zich krijgt.

Hoe werkt een offerte in Superota?

Je maakt een offerte voor een gast of voor een bedrijf, in de taal van de gast. Per activiteit zet je een regel met de datum, of met een voorkeursdatum als de datum nog openligt. Per regel vul je het aantal deelnemers en het bedrag inclusief btw in. De catalogusprijs staat er als voorstel bij en je past hem aan naar de afgesproken prijs. Een prijs per groep met een toeslag per extra persoon stel je in bij de activiteit zelf.

Vooraf bekijk je de pdf als concept. Het bedrijf krijgt een mail met de pdf, met de btw per regel en per tarief, het totaal en de geldigheidsdatum. Daarna ligt de offerte vast zoals hij verstuurd is. Een verstuurde offerte houdt geen plekken vast.

Het bedrijf geeft akkoord per mail of telefoon en jij legt dat vast in de offerte. Superota maakt dan meteen één bevestigde boeking per regel, tegen de bedragen uit de offerte, ook als je catalogusprijs intussen veranderde. Als een datum inmiddels vol is, maakt Superota geen van de boekingen en krijgt kantoor een melding. Zodra er plek vrijkomt, maak je de boekingen alsnog vanuit de offerte. Een offerte voorbij zijn geldigheidsdatum verloopt ’s nachts vanzelf en een afwijzing leg je vast met een reden.

Een bedrijf kan ook zelf online boeken. De gast vinkt aan dat hij voor een bedrijf boekt en vult de bedrijfsnaam en het factuuradres in, plus een btw-nummer en een inkoopnummer als hij die heeft. Een btw-nummer uit de EU controleert Superota bij VIES. Per activiteit zet je aan dat bedrijven op factuur betalen. De boeking komt dan als aanvraag bij kantoor binnen en de factuur gaat met jouw betaaltermijn naar het bedrijf. De namen van de deelnemers vult de gast later aan in zijn gastportaal. Per bedrijf zie je alle boekingen en facturen bij elkaar.

Wanneer stuur je de volgende offerte?

Een bedrijf met een geslaagd uitje zoekt vaak een jaar later weer iets. Stuur na tien maanden een korte mail aan dezelfde contactpersoon, met wat de groep vorig jaar deed en een nieuw voorstel. Jouw idee ligt dan in de inbox voordat het bedrijf zelf gaat zoeken.