Welke vragen stel je deelnemers vooraf? Een intakeformulier voor lessen en activiteiten

Wat moet je instructeur of docent weten voordat de les begint? Het niveau of de ervaring van elke deelnemer, de maat van het materiaal, een noodcontact en wat hij voor de veiligheid over de gezondheid moet weten. Gezondheid vraag je apart en met uitdrukkelijke toestemming; wat kan wachten, vraag je na het boeken.

Wat vraag je per soort activiteit?

Begin bij je instructeur of docent. Welke antwoorden gebruikt hij op de dag zelf echt? Dat levert per soort bedrijf een korte lijst op.

Soort activiteit	Bij het boeken	Na het boeken
Workshopstudio	ervaring met de techniek	dieetwens bij een lunch, links- of rechtshandig
Surf- of zeilschool	niveau, zwemvaardigheid	maat wetsuit, lengte en gewicht voor board of boot
Duikschool	brevet en aantal duiken	maat duikpak en vinnen
Outdoor met verhuur	ervaring, leeftijd bij een minimumleeftijd	schoenmaat, lengte voor fiets of kano
Teamuitje	aantal deelnemers, naam van het bedrijf	namen van de collega’s, dieetwensen

Bij elke activiteit horen daar twee vragen bij. Een geboortedatum, als je een minimumleeftijd hebt of als een ouder moet tekenen. En een noodcontact met een telefoonnummer, voor het geval er op het water of in het bos iets misgaat.

Mag je naar de gezondheid van deelnemers vragen?

Dat kan, met uitdrukkelijke toestemming. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. In Nederland verbiedt artikel 22 van de Uitvoeringswet AVG het verwerken ervan, met een paar uitzonderingen. Een daarvan is dat de deelnemer uitdrukkelijk toestemming geeft voor een of meer bepaalde doelen.

In de praktijk betekent dat drie dingen:

1. Zeg waarvoor je het vraagt. Bijvoorbeeld: “zodat je instructeur weet wat hij moet doen als je astma krijgt in het water”.
2. Stel één open vraag. Een lijst met aandoeningen vraagt meer dan je nodig hebt. Met een open vraag noemt de deelnemer zelf wat ertoe doet.
3. Bewaar het apart. Een gezondheidsnotitie hoort bij de deelnemer en is te lezen voor kantoor en wie hem lesgeeft.

Een duikschool werkt vaak met een vaste medische vragenlijst van haar opleidingsorganisatie. Gebruik die en zet in je boekingssysteem alleen wat de instructeur op de dag moet weten. In een vrijwaring laat je de deelnemer daarna bevestigen dat zijn opgave klopt.

Vraag je alles bij het boeken?

Bij het boeken vraag je wat bepaalt of de boeking past: niveau, leeftijd of zwemvaardigheid. Elke vraag extra maakt het formulier langer op het moment dat de gast wil afrekenen.

Maten, dieetwensen en de namen van collega’s vraag je na het boeken. Stuur daarvoor één bericht met een link en zet erbij voor wanneer je het wilt weten, bijvoorbeeld een week voor de start. Zo heeft je team de antwoorden op tijd om groepen in te delen en materiaal klaar te leggen.

Wie mag de antwoorden lezen?

Kantoor leest alles. De begeleider leest wat hij voor zijn les nodig heeft, voor de deelnemers in zijn eigen groep. Een collega die die dag op een andere les staat, hoeft die antwoorden niet te zien.

Houd gezondheidsnotities uit lijsten en exports die het hele team ziet. Toon ze op de plek waar de begeleider de deelnemer voor zich heeft, zoals zijn deelnemerslijst van die dag. Antwoorden die je na de les niet meer nodig hebt, verwijder je, zeker als een gast daarom vraagt.

Hoe werken deelnemersvragen in Superota?

Per activiteit stel je je eigen vragen samen. Een vraag kan een kort of lang open antwoord vragen, één keuze of meerdere keuzes bieden, of om een getal, een datum of ja of nee vragen. Je kiest of de vraag voor elke deelnemer geldt of voor wie boekt. Ook kies je of de gast hem bij het boeken beantwoordt of later in zijn gastportaal. De vraagtekst schrijf je per taal. Vragen van een andere activiteit neem je in één keer over.

Met vier schakelaars bepaal je wie wat ziet:

Schakelaar	Wat hij doet
Verplicht	de gast moet antwoorden, bij het boeken of in zijn gastportaal; een ontbrekend antwoord staat bij de boeking als punt om na te kijken
Zichtbaar voor de medewerker	de begeleider ziet het antwoord van de deelnemers met wie hij werkt
Gevoelig	lijsten en exports laten alleen zien dat er een antwoord is; de gast ziet het in zijn gastportaal niet terug
Alleen kantoor	de gast ziet de vraag nooit; kantoor vult het antwoord in

Een keuze kan naar een vaardigheid wijzen, bijvoorbeeld zeilen of windsurfen. Als een gast windsurfen kiest, zet Superota bij het voorstellen van een begeleider wie windsurfles kan geven hoger in de lijst.

Gezondheid hoort in de medische notities, die het boekingsformulier al per deelnemer vraagt. In de deelnemerslijst van kantoor staat alleen een vinkje dat er een notitie is. Bovenaan de boeking staat de melding dat je de medewerker moet inlichten. De medewerker die de les geeft, leest de volledige notitie in zijn app. De gast kan in zijn gastportaal iets toevoegen. Dat komt met de datum onder de bestaande notities en eerdere notities ziet hij niet terug.

Elk antwoord bewaart de vraag zoals de gast hem las, ook als je de tekst later aanpast. Antwoorden op vragen die je niet meer stelt, verwijder je in één keer vanuit de boeking.

Welke vraag schrap je als eerste?

Leg je formulier deze week naast de deelnemerslijst van een gewone lesdag. Streep elke vraag aan waarvan je instructeur het antwoord die dag gebruikte. Wat zonder streep overblijft, kan eruit. Vraag je team daarna welke informatie het op het strand of in de studio miste en zet die erbij.