Een wachtlijst voor volle cursussen en workshops

De laatste plek van je keramiekcursus op dinsdagavond is net verkocht en er wil nog iemand mee: zet die gast gratis op een wachtlijst, op volgorde van aanmelden. Als er een plek vrijkomt, bied je die aan de eerste aan met een vaste termijn om te betalen. Wie in die tijd niet betaalt, maakt plaats voor de volgende.

Wanneer zet je een wachtlijst aan?

Bij kleine groepen op een vaste datum. Denk aan een workshop met acht plekken, een cursus van zes avonden of een surfles met vier boards per instructeur. In zo’n groep zegt bijna altijd wel iemand af, vaak in de laatste week. Met een wachtlijst heb je dan al een naam klaar en blijft de plek zelden leeg.

Minder zin heeft het bij activiteiten waar je makkelijk ruimte bijmaakt. Als je bij drukte een extra tijdslot opent of een tweede docent inzet, kun je de gast beter meteen die andere datum aanbieden. Een datum die niet doorgaat, krijgt ook geen wachtlijst: daar valt niets te wachten.

Hoe verdeel je een vrijgekomen plek eerlijk?

Met één regel die vooraf vaststaat en die de gast kan lezen. Drie regels komen het meest voor:

Regel	Past bij	Let op
Volgorde van aanmelden	de meeste cursussen en workshops	geef elke gast een termijn, anders staat de plek dagen leeg
Wie het eerst reageert	een plek die vlak voor de start vrijkomt	je mailt iedereen tegelijk; wie later leest, mist hem
De groep die past	een lijst met stellen en groepjes	vraag de eerste eerst of hij wil splitsen voordat je hem overslaat

Volgorde van aanmelden voelt voor gasten het eerlijkst. Het werkt goed met een termijn van twee of drie dagen: lang genoeg om te betalen, kort genoeg om nog een volgende te vragen. Als de start binnen een week ligt, kort je de termijn in tot een dag en bel je erbij.

Als je voorrang geeft, bijvoorbeeld aan gasten van wie jij eerder een les afzegde, zet dat dan bij de regel op je site. Een uitzondering die iedereen kan lezen, voelt niemand als voortrekken.

Wat zeg je tegen een gast op de wachtlijst?

Er zijn drie momenten waarop de gast iets van je hoort.

1. Bij het aanmelden. Op welke plek hij staat en dat het niets kost en tot niets verplicht. Zeg er ook bij hoe je contact opneemt als er ruimte komt.
2. Bij een vrije plek. Wat de plek kost, tot wanneer hij kan betalen en wat er gebeurt als hij niet reageert. Stuur de betaallink meteen mee.
3. Als er niets vrijkwam. Laat het weten zodra de cursus begint. Noem in hetzelfde bericht de volgende datum, want deze gast wilde al komen.

Moet een gast op de wachtlijst al betalen?

Nee, laat de gast pas betalen als hij een plek heeft. Geld van de wachtlijst moet je terugbetalen aan iedereen die nooit aan de beurt komt. Dat is werk voor jou en verwarrend voor de gast, die denkt dat hij al iets gekocht heeft.

Zodra de gast een plek krijgt, is het een gewone boeking: dezelfde prijs, dezelfde betaalwijze en dezelfde voorwaarden als voor ieder ander. Over annuleren en bedenktijd lees je meer in annuleringsvoorwaarden voor workshops en lessen.

Hoe werkt de wachtlijst in Superota?

De wachtlijst zet je per activiteit aan, met een schakelaar bij de overige instellingen. Een volle datum blijft dan te kiezen en staat op de boekingspagina als vol, met de wachtlijst open. Een gast kan op de wachtlijst als de datum vol is voor het aantal mensen in zijn boeking. Hij vult zijn gegevens in en gaat akkoord met de voorwaarden, net als bij een boeking. Op de laatste stap ziet hij een knop voor de wachtlijst in plaats van de betaalknop. Die knop staat ook op de pagina die verschijnt als iemand anders net de laatste plek boekte. Daarna ziet de gast zijn plaats op de lijst en zijn referentie. Aanmelden kost niets en de gast betaalt niets. Als de schakelaar uit staat, kan een gast een volle datum niet kiezen.

Kantoor krijgt een melding achter het belletje in de backoffice en, als er een kantooradres is ingesteld, een mail. De aanmelding staat bij de boekingen met de status Wachtlijst en neemt geen plek in. In de planning zie je per editie hoeveel mensen wachten en bij de editie zelf welk nummer elke gast heeft. Dat nummer kun je aanpassen. Een gast die belt, zet je zelf op de lijst: als je een nieuwe boeking invoert op een volle editie, kies je voor de wachtlijst in plaats van overboeken. Een boeking over meerdere weken kan niet op de wachtlijst.

Wie een vrije plek krijgt, bepaal jij. Je zet de wachtende boeking om naar een echte boeking en ziet daarbij zijn nummer en hoeveel plekken de datum nog heeft. Als de datum nog vol is, waarschuwt Superota dat je overboekt; omzetten kan dan nog steeds. Iedereen achter de gast schuift een nummer op. De boeking wacht daarna op betaling en houdt 72 uur een plek vast. Een boeking op factuur wordt een aanvraag die de vrijgekomen plek vasthoudt tot jij beslist. Het bericht over de vrije plek komt van jou: je stuurt een betaallink vanuit de boeking of je belt de gast. Een wachtende boeking die niet meer nodig is, annuleer je.

Wat vertelt een lange wachtlijst je?

Dat er meer vraag is dan plek. Kijk aan het eind van elk seizoen welke cursussen bij elke editie mensen lieten wachten. Daar past een extra avond, of een groter lokaal. Als er in het lokaal nog ruimte is, verhoog je in Superota de capaciteit van de editie en zet je de wachtenden op volgorde om. Wie het langst wachtte, staat dan als eerste aan de draaischijf.