Urenregistratie voor oproepkrachten, van rooster naar loonadministratie

Voor een school of studio met oproepkrachten staat de urenregistratie al in het rooster: wie welke les gaf, op welke dag en van hoe laat tot hoe laat. Maak daar elke maand urenregels van, corrigeer alleen wat anders liep en stuur je loonadministratie per medewerker de uren per dag met het tarief. Die overzichten bewaar je zeven jaar, net als de rest van je loonadministratie.

Waarom kloppen de urenlijstjes aan het eind van de maand zo vaak niet?

Een instructeur die vier dagen per week lesgeeft, weet in juli niet meer welke dag in juni uitliep. Uren komen binnen op een briefje, in een appje of in een spreadsheet die drie mensen bijhouden. Kantoor legt ze daarna naast het rooster en zoekt de verschillen. Een vergeten les merk je pas als iemand belt over zijn loonstrook.

De oorzaak: de uren staan op twee plekken, in het rooster en op het lijstje. Elke tweede administratie is een kans op een verschil.

Welke uren moet je als werkgever kunnen laten zien?

De gewerkte uren van elke werknemer. Vier regels maken dat nodig:

• Minimumloon per uur. Sinds 2024 bestaat het minimumloon alleen nog als uurbedrag (artikel 8 Wet minimumloon). Vanaf 1 juli 2026 is dat voor wie 21 jaar of ouder is 14,99 euro bruto per uur. Als je per les of per dag betaalt, reken dan terug naar een uurbedrag. Zo zie je of je erboven blijft.
• Stukken voor de toezichthouder. Op verzoek laat je zien hoeveel uur een werknemer werkte en welk loon hij kreeg (artikel 18b Wet minimumloon). Als je die stukken niet of te laat geeft, is dat een overtreding.
• Arbeids- en rusttijden. De Arbeidstijdenwet vraagt van elke werkgever een deugdelijke registratie van arbeids- en rusttijden (artikel 4:3).
• Bewaren. De loonadministratie hoort bij de basisgegevens van je administratie. Die bewaar je zeven jaar.

Wat heeft je loonadministratie van je nodig?

Op elke loonstrook staan onder meer de periode waarover het loon is berekend, de afgesproken arbeidsduur, het minimumuurloon voor de leeftijd van de werknemer en of het om een oproepovereenkomst gaat (artikel 7:626 BW). Je loonadministratie of boekhouder maakt die strook met jouw gegevens. Stuur daarom elke maand:

Wat	Waarom
Naam van de medewerker	elke strook is per persoon
Datum van elke werkdag	korte inzetten vallen op (zie de drie-uursregel hieronder)
Begin- en eindtijd of minuten	dat zijn de gewerkte uren
Tarief en eenheid	per uur, per dag of per dagdeel geeft een ander loon
Totaal per medewerker	snelle controle voor beide kanten
Wie er begon of stopte	zo weet je loonadministratie wie erbij komt of weggaat

Wat als een oproepkracht korter dan drie uur werkt?

Dan betaal je in veel gevallen toch drie uur. Volgens artikel 7:628a BW geldt dat als je minder dan 15 uur per week afsprak en de werktijden niet vastlegde, of als het een oproepovereenkomst is. Voor elke periode van minder dan drie uur werk heeft de medewerker dan recht op het loon van drie uur.

Een privéles van anderhalf uur kost je zo drie uur loon. Plan korte lessen daarom liefst achter elkaar bij dezelfde medewerker. Zet in je overzicht de uren per dag, zodat je loonadministratie zulke dagen ziet.

Moeten medewerkers hun uren zelf invoeren?

Een app om in en uit te klokken past bij werk zonder vaste tijden. Bij lessen, workshops en activiteiten ligt de tijd al vast: de les van tien tot twaalf duurt twee uur. Wie daarnaast ook nog klokt, legt dezelfde uren twee keer vast.

Laat de uren dus uit het rooster komen en leg alleen de uitzonderingen vast. Denk aan een les die uitliep, een extra dienst of een middag materiaal klaarzetten.

Uren uit het rooster in Superota

In Superota staat de inzet op de les zelf. Kies een periode en Superota maakt in één keer een urenregel voor elke lesdag van elke inzet. Een kamp van vijf dagen geeft vijf regels. Elke regel krijgt het tarief dat de medewerker op dat moment heeft, per uur, dag, dagdeel of maand. Als je het later nog eens draait, komt er niets dubbel bij. Een les met een begintijd en zonder eindtijd krijgt pas een regel als je de eindtijd invult.

Wat anders liep, pas je aan. Je wijzigt de minuten van een regel of voegt een losse regel toe voor een extra dienst. Een losse regel staat oranje gemarkeerd als handmatig; een regel die je corrigeert, zet je zelf op handmatig. Bestaande regels blijven staan als je de uren opnieuw aanmaakt. Als het rooster verandert nadat je de uren maakte, pas je de regel zelf aan of verwijder je hem en maak je hem opnieuw.

Daarna keur je de regels goed, een hele pagina tegelijk. Het maandoverzicht in Excel heeft een blad met elke lesdag en een blad met per medewerker de lesdagen, de totale uren en het tarief. Wie liever een CSV doorstuurt, filtert op periode en status en krijgt per regel onder meer de datum, de begin- en eindtijd, de minuten, de uren en het tarief. Elke lesdag staat op een eigen regel, dus een korte inzet zie je meteen. Beide bestanden gaan naar je loonadministratie of boekhouder.

Medewerkers zien hun lessen in de personeelsapp. Hun uren en tarief houdt kantoor bij. Uren en loonexport is een extra die je per maand aan- en uitzet.

Hoe sluit je de maand af?

1. Kijk na of elke les van de maand een medewerker en een eindtijd heeft.
2. Maak de uren van de maand aan uit het rooster.
3. Leg de uitzonderingen vast: uitloop, een extra dienst, een les die korter duurde.
4. Keur de uren goed en let op dagen onder de drie uur en op tarieven onder het minimumloon.
5. Stuur het bestand naar je loonadministratie en bewaar het bij je administratie.

Zet die vijf stappen als vaste afspraak in je agenda, op de eerste werkdag van elke maand.