Anzahlung und Anzahlungsrechnung bei Kursbuchungen

Die Umsatzsteuer auf eine Anzahlung entsteht in Deutschland und Österreich mit Eingang des Geldes, nicht erst am Kurstag. Eine Rechnung schulden Sie nur Firmen und juristischen Personen. Einem Privatgast dürfen Sie eine Rechnung ausstellen, eine Pflicht besteht nicht. Eine Anzahlungsrechnung muss als solche erkennbar sein. Die Endrechnung zieht Anzahlung und Steuer wieder ab.

Wann entsteht die Umsatzsteuer auf eine Anzahlung?

Mit dem Voranmeldungszeitraum, in dem das Geld eingeht. § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG sagt dazu: Die Steuer entsteht „mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Entgelt oder das Teilentgelt vereinnahmt worden ist“. In Österreich lautet § 19 Abs. 2 Z 1 lit. a UStG 1994 fast gleich: Die Steuerschuld entsteht „mit Ablauf des Voranmeldungszeitraumes, in dem das Entgelt vereinnahmt worden ist“.

Voraussetzung ist eine bestimmte Leistung. Nach dem Anwendungserlass müssen „alle maßgeblichen Elemente“ der künftigen Leistung bei der Anzahlung bekannt sein (UStAE 13.5 Abs. 3). Bei einer Buchung für einen Kurs an einem festen Datum ist das der Fall. Eine Anzahlung für eine Leistung, die voraussichtlich steuerfrei ist, braucht nicht versteuert zu werden (UStAE 13.5 Abs. 4).

Muss ich für eine Anzahlung eine Rechnung schreiben?

Nur gegenüber Firmen. In Deutschland sind Sie nach § 14 Abs. 2 UStG zur Rechnung verpflichtet bei einer Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen und an eine juristische Person. Bei einer Anzahlung läuft die Frist von sechs Monaten ab Eingang des Geldes (UStAE 14.1 Abs. 3). Gegenüber Privatgästen dürfen Sie eine Rechnung ausstellen, eine Pflicht besteht nicht.

In Österreich gilt nach § 11 Abs. 1 Z 1 UStG 1994 dasselbe: Rechnungspflicht für Umsätze an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen und an juristische Personen.

Was muss auf einer Anzahlungsrechnung stehen?

Für eine Rechnung über eine noch nicht ausgeführte Leistung gelten die normalen Vorschriften „sinngemäß“ (§ 14 Abs. 5 UStG, § 11 Abs. 1 Z 4 UStG 1994). Der deutsche Anwendungserlass nennt die Unterschiede (UStAE 14.8):

• Erkennbar als Anzahlung. Aus der Rechnung muss hervorgehen, dass eine Voraus- oder Anzahlung abgerechnet wird, zum Beispiel durch den voraussichtlichen Zeitpunkt der Leistung.
• Zeitpunkt. Statt des Leistungsdatums steht der voraussichtliche Zeitpunkt oder der Kalendermonat des Kurses darauf (§ 31 Abs. 4 UStDV).
• Betrag. Auf der Rechnung steht der vereinnahmte Teilbetrag mit der darauf entfallenden Umsatzsteuer.

Auch die österreichischen Umsatzsteuerrichtlinien verlangen, dass die Rechnung „zweifelsfrei“ als Anzahlungsrechnung erkennbar ist (UStR 2000 Rz 1522).

Allgemein gilt: Für eine Rechnung mit kleinem Gesamtbetrag genügen weniger Angaben, in Deutschland bis 250 Euro (§ 33 UStDV), in Österreich bis 400 Euro (§ 11 Abs. 6 UStG 1994).

Regel	Deutschland	Österreich
Steuer auf die Anzahlung	bei Eingang, § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG	bei Eingang, § 19 Abs. 2 Z 1 lit. a UStG 1994
Rechnungspflicht	Firmen und juristische Personen, § 14 Abs. 2 UStG	Firmen und juristische Personen, § 11 Abs. 1 Z 1 UStG 1994
Anzahlungsrechnung	sinngemäß, § 14 Abs. 5 UStG, UStAE 14.8	sinngemäß, § 11 Abs. 1 Z 4 UStG 1994
Endrechnung	Anzahlungen und Steuer abziehen	Anzahlungen und Steuer abziehen
Kleinbetragsrechnung	bis 250 Euro, § 33 UStDV	bis 400 Euro, § 11 Abs. 6 UStG 1994

Wie zieht die Endrechnung die Anzahlung ab?

Wenn Sie über die Anzahlung eine Rechnung ausgestellt haben, ziehen Sie in der Endrechnung die vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge ab (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG, § 11 Abs. 1 Z 4 UStG 1994). Sonst stünde die Steuer doppelt auf Ihren Rechnungen.

Es geht auch einfacher. In Deutschland dürfen Sie über die Leistung im Voraus eine Rechnung mit dem gesamten Entgelt und der gesamten Steuer erteilen: „Zusätzliche Rechnungen über Voraus- oder Anzahlungen entfallen dann“ (UStAE 14.8 Abs. 6). Für einen Kurs mit Anzahlung und Restzahlung reicht dann eine Rechnung.

Wie hoch darf die Anzahlung sein?

Die Höhe legen Sie in Ihren Bedingungen fest. Sie sollte zu Ihrem Aufwand passen: Material, gebuchte Plätze, Personal. Was ein Gast bei einer Absage zahlt, steht in Ihren Stornobedingungen; dafür gelten die Grenzen des AGB-Rechts. Mehr dazu im Beitrag über Widerrufsrecht und Stornogebühren.

Wie kommen Anzahlung und Rest ohne Nachfassen herein?

Pro Leistung wählen Sie, wie die Anzahlung aussieht: ein fester Betrag, ein Prozentsatz oder ein Zahlungsplan mit mehreren Raten. Im letzten Buchungsschritt wählt der Gast, ob er alles zahlt oder nur die Anzahlung. Der Rest ist eine feste Zahl von Tagen vor dem Kurs fällig. 14 und 3 Tage vor jedem Termin erhält der Gast automatisch eine Erinnerung mit einem Button zum Bezahlen.

Eine Buchung hat in Superota eine Rechnung über den gesamten Betrag, mit allem, was schon bezahlt ist. Wenn die Buchung vollständig bezahlt ist, entsteht sie automatisch. Wenn eine Firma sie früher braucht, stellen Sie sie nach einer Vorschau selbst aus, dann mit Firmennamen, USt-IdNr. und Bestellnummer. Wenn Sie die Adresse Ihrer Buchhaltung hinterlegt haben, erhält sie jede Rechnung in Kopie.